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Einsatz von mitteln zur automatisierung der prozesse im projektmanagement

 

Übersetzung heute – das ist ein komplizierter, mehrstufiger Prozess, der erfordert, dass eine Menge von Faktoren Berücksichtigung finden. Die Steuerung eines solchen Prozesses ohne Mittel der Automatisierung ist praktisch unmöglich und birgt ein viel zu hohes Fehlerrisiko, das seine Ursache im Faktor Mensch hat. Im Übersetzungsbüro „Alba“ verwenden wir ein Automatisierungssystem für Übersetzungsprojekte, das wir selbst entwickelt haben. Dank einer solchen Lösung konnten wir ein Programm erstellen, das in höchstem Grade den Anforderungen speziell unseres Unternehmens gerecht wird und es ermöglicht, die folgenden Aufgaben zu lösen:

1. Die Speicherung von Informationen über sämtliche zuvor umgesetzten Projekte ermöglicht es uns, schnell die gesamten Informationen zu beliebigen Aufträgen zu finden, die wir für beliebige Auftraggeber angefertigt haben.
Dadurch können wir Kontinuität in der Arbeit garantieren, und das selbst dann, wenn die Manager im Übersetzungsprojekt gewechselt werden müssen (z.B. im Krankheitsfall oder Urlaub).

2. Dadurch, dass die Informationen über die daran beteiligten Mitarbeiter und deren Arbeitsaufwand auf sämtlichen Etappen eines jeweiligen Projekts gespeichert werden, wird der Prozess für den Manager des Übersetzungsprojekts lenkbar und kontrollierbar, vor allem aber für den Cheflektor.

3. Um den Zeitaufwand der Lektoren und Übersetzer zu erfassen, wird im Unternehmen ein weiteres Programm eingesetzt, das wir selbst entwickelt haben – Time Tracker Editor’s Little Helper. Die Utility wurde Anfang 2016 eingeführt und hat uns dabei geholfen, das Problem der objektiven Einschätzung des Lektors beim Korrigieren von Texten zu lösen, die Bewertungskriterien für die Qualität von Übersetzungen zu formalisieren und den Bericht des Lektors über die Qualität der geprüften Übersetzung zu automatisieren.

4. Speicherung von detaillierten Informationen über den Auftraggeber. Hierbei geht es nicht nur um die Bankverbindung, sondern auch über sämtliche Arten von Hilfsmaterial, das der betreffende Kunde bekommen hat (Glossar, Dateien aus dem Übersetzungsspeicher, besondere Anweisungen des Auftraggebers, vom Kunden bereitgestellte Übersetzungsmuster usw.). Es kommt nicht darauf an, wie viel Zeit vergangen ist, seit diese Materialien verschickt worden sind. Das System erinnert den Projektmanager daran, und dieser prüft deren Aktualität und stellt sicher, dass das am Projekt beteiligte Team diese Materialien nutzt.

5. Speicherung von detaillierten Informationen über fest angestellte und externe Übersetzer und Lektoren, Arbeitssprachen und Thematik, mit der jeweilige Übersetzer vertraut ist, zur verwendeten Software, gegenwärtige und vorgesehene Auslastung mit Projekten, geplanter Urlaub usf. Der Projektmanager kann nicht einfach einen beliebigen Spezialisten in einem Team ansiedeln, wenn dieser bezüglich seiner Qualifikation auch nur bei einem der Kriterien (thematische Spezialisierung, verwendete Software, Arbeitssprachen) nicht den Projektparametern entspricht.

6. Die Automatisierung von Routinevorgängen (Erstellen von Kalkulationen, Verträgen, Auftragsformularen, Rechnungen, Übergabeprotokollen für die fertigen Übersetzungen) sind den Übersetzungsprojektmanagern eine Hilfe dafür, dass sie ihre Aufmerksamkeit darauf konzentrieren können, was wirklich wichtig ist – die linguistische Leistung für unseren Kunden so schnell wie möglich und in bestmöglicher Qualität zu erbringen.