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Outils d'automatisme de la gestion de projets mis en place

 

La traduction d’aujourd’hui est un processus complexe, comportant plusieurs niveaux qui exige la prise en compte de nombreux facteurs. La gestion de ce processus sans outils d’automatisme devient presqu’impossible et présente un risque élevé d’erreurs dû au facteur humain. Au sein de l’agence de traduction Alba, nous utilisons notre propre système d’automatisme des projets de traduction. Cette solution nous a permis de créer un logiciel qui répond particulièrement bien aux besoins spécifiques de notre agence et qui assure la réalisation des tâches suivantes :

1. Les informations stockées relatives à tous les projets réalisés nous permettent de trouver rapidement tous les renseignements qui concernent n’importe quel projet de chaque client qui a été réalisé.
Cela nous permet d’assurer la coordination de notre travail lorsque le remplacement du coordinateur attaché à un client s’impose (dans le cas où le coordinateur est tombé malade ou est parti en congé).

2. Le stockage des informations relatives à la réalisation de toutes les étapes de chaque projet, aux collaborateurs qui y interviennent et au temps de travail permet au coordinateur de projets et au rédacteur en chef d’assurer le contrôle et la gestion des processus.

3. Un autre logiciel a été développé et mis en service au sein de l’agence pour permettre d’évaluer le temps effectivement passé à réaliser les tâches confiés aux traducteurs et aux relecteurs. Il s’agit d’un logiciel de suivi de temps Editor’s Little Helper. Il a été mis en place en 2016 et nous a permis d’assurer une évaluation objective de l’effort des relecteurs lors de la correction des textes, de formaliser les critères d’évaluation de la qualité de traduction et d’automatiser l’établissement des rapports de relecteurs relatifs à la qualité des traductions vérifiées.

4. Le stockage des informations détaillées relatives au client. Il s’agit non seulement des coordonnées bancaires mais de tous les documents de référence (glossaires, fichiers de mémoire de traduction, exigences spécifiques du client, exemples de traduction fournis par le client etc.). Peu importe quand ces éléments ont été fournis. Le système en notifiera le coordinateur de projets qui doit s’assurer s’ils sont en vigueur et contrôler leur utilisation par tous les membres de l’équipe de projet.

5. Le stockage des informations détaillées relatives aux traducteurs et relecteurs salariés ou extérieurs, à leurs combinaisons linguistiques et domaines de spécialisation, aux logiciels utilisés, à la disponibilité pour la participation aux projets en cours ou envisagés, aux congés prévus. Le coordinateur ne pourra pas tout simplement assigner une tâche au spécialiste dont même un seul élément des compétences requises (domaine de spécialisation, logiciels utilisés, combinaison linguistique) ne correspond pas aux caractéristiques du projet.

6. L’automatisme des opérations de routine (établissement des chiffrages, des contrats, des bons de commande, des factures, des décomptes de travaux) permet au coordinateur de se concentrer sur ce qui est vraiment important, et notamment, sur la prestation rapide des services linguistiques de qualité à notre client.