Используемые средства автоматизации процесса управления проектами

Современный перевод – это сложный, многоступенчатый процесс, требующий учета большого количества факторов. Управление таким процессом без средств автоматизации практически невозможно и создает слишком высокий риск ошибки из-за человеческого фактора. В бюро переводов «Альба» мы используем систему автоматизации переводческих проектов собственной разработки. Благодаря такому решению мы смогли создать программный продукт, который в максимальной степени отвечает потребностям именно нашей организации и позволяет решить следующие задачи:

1. Хранение информации о всех ранее выполненных проектах позволяет нам быстро найти всю информации о любом заказе, который мы выполняли для любого нашего клиента.
Благодаря этому мы можем обеспечить преемственность в работе даже в ситуациях вынужденной смены менеджера переводческого проекта (например, в случае болезни или ухода в отпуск).

2. Хранение информации о всех этапах выполнения конкретного проекта, занятых на нем сотрудниках и их трудозатратах делает процесс управляемым и контролируемым со стороны менеджера переводческих проектов и главного редактора.

3. В целях учета затрат времени редакторов и переводчиков в компании используется еще один программный продукт собственной разработки – тайм-треккер Editor’s Little Helper. Утилита была внедрена в начале 2016 года и позволила нам решить проблему объективной оценки усилий редактора на правку текста, формализации критериев оценки качества перевода и автоматизации отчета редактора о качестве проверяемого перевода.

4. Хранение подробной информации о заказчике. Речь идет не только о банковских реквизитах, но и обо всех направленных клиентом вспомогательных материалах (глоссарии, файлы переводческой памяти, особые инструкции заказчика, предоставленные клиентом образцы перевода и т.д.). Не важно сколько времени прошло после направления таких материалов. Система напомнит о них менеджеру проекта, он убедится в их актуальности и проконтролирует использование всеми членами проектной команды.

5. Хранение подробной информации о штатных и внештатных переводчиках и редакторах, языковых парах и тематиках, с которыми они работают, используемом программном обеспечении, текущей и планируемой загрузки проектами, предстоящих отпусках. Менеджер проекта просто не сможет добавить в команду специалиста, чья квалификация хотя бы по одному из критериев (тематическая специализация, программное обеспечения, языковая пара) не соответствует параметрам проекта.

6. Автоматизация рутинных операций (подготовка калькуляция, договоров, бланков заказа, счетов, актов выполненных работ) позволяет менеджерам переводческих проектов сосредоточить свое внимание на том, что действительно важно – максимально быстро и качественно оказать лингвистическую услугу нашему клиенту.