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  • Strumenti di automatizzazione della gestione dei progetti

 

La traduzione moderna è un processo complesso e a più livelli, che richiede la considerazione di un gran numero di fattori. La gestione di tale processo senza strumenti automatizzati è quasi impossibile e crea un rischio di errore troppo elevato a causa di fattori umani. Nell'agenzia di traduzione "Al’ba" usiamo un sistema per l'automatizzazione di progetti di traduzione da noi sviluppato. Grazie a questa decisione, siamo riusciti a creare un prodotto software che soddisfi al meglio le esigenze della nostra organizzazione e ci permetta di raggiungere i seguenti obiettivi:

1. L’archiviazione delle informazioni sui progetti già terminati ci permette di reperire rapidamente informazioni riguardo a qualsiasi ordine eseguito per qualsiasi cliente.
Grazie a ciò possiamo garantire una continuità del lavoro anche nelle situazioni di sostituzione del Project Manager (ad esempio in caso di malattia o ferie).

2. L’archiviazione delle informazioni riguardo tutte le fasi dello svolgimento concreto del progetto, i collaboratori responsabili per esso e le loro spese rende il processo gestibile e controllabile da parte del Project Manager e del redattore capo.

3. Per calcolare il tempo impiegato da redattori e traduttori nella nostra agenzia viene utilizzato un altro prodotto software, da noi sviluppato: il time tracker Editor’s Little Helper. La utility è stata introdotta a inizio 2016 e ci ha consentito di risolvere il problema della valutazione obiettiva del volume di lavoro del redattore sul testo, della formalizzazione di criteri di valutazione della qualità della traduzione e dell’automatizzazione della relazione dell'editor sulla qualità della traduzione da lui controllata.

4. Archiviazione di informazioni dettagliate sul cliente. Non si tratta solo di dettagli bancari, ma anche di tutti i materiali di supporto (glossari, file di memoria di traduzione, istruzioni speciali del cliente, campioni di traduzione forniti dal cliente, ecc.). Non importa quanto tempo sia passato dopo l'invio di tali materiali. Il sistema li ricorderà al Project Manager, che ne valuterà la rilevanza e ne controllerà l'utilizzo da parte di di tutti i membri del team del progetto.

5. Archiviazione di informazioni dettagliate su traduttori e redattori a tempo pieno e freelance, coppie di lingua e argomenti con cui lavorano, software utilizzato, download di progetti correnti e pianificati, prossime ferie. Il Project Manager semplicemente non potrà aggiungere al team uno specialista la cui qualifica per almeno uno dei criteri (specializzazione tematica, software, coppia di linguistica) non corrisponde ai parametri del progetto.

6. L'automatizzazione delle operazioni di routine (preparazione di calcoli, contratti, moduli d'ordine, fatture, certificati di lavori svolti) consente ai Project Manager di concentrarsi su ciò che è veramente importante: fornire al cliente un servizio linguistico il più rapidamente e con la massima qualità possibile.