Współczesny przekład jest skomplikowanym i wielostopniowym procesem, wymagającym uwzględnienia ogromnej liczby czynników. Zarządzanie takim procesem bez automatyzacji jest niemożliwe i stwarza duże ryzyko pomyłki ze strony czynnika ludzkiego. W biurze tłumaczeń „Alba” wykorzystujemy opracowany przez nas system automatyzacji projektów tłumaczeniowych. Stworzyliśmy program, który w maksymalnym stopniu odpowiada zapotrzebowaniom naszej firmy i pozwala rozwiązywać następujące zadania:

1. Przechowywanie informacji o wszystkich wcześniej wykonanych projektach pozwala szybko znaleźć wszelkie informacje o dowolnym zleceniu zrealizowanym dla dowolnego klienta.
Dzięki temu możemy zapewnić ciągłość pracy nawet w sytuacjach wymuszonej zmiany kierownika projektu (na przykład w przypadku jego choroby lub urlopu).

2. Przechowywanie informacji o wszystkich etapach wykonania konkretnego projektu, zaangażowanych w niego pracownikach oraz o czasie pracy nad projektem powoduje, że procesem w pełni może zarządzać kierownik projektu i główny redaktor.

3. W celu ewidencji czasu pracy redaktorów i tłumaczy wykorzystujemy jeszcze jeden własny program – „Pomocnik redaktora” / „Editor’s Little Helper”. Program został wdrożony na początku 2016 roku, ułatwiając redaktorowi obiektywną ocenę przy korekcie tekstu, formalizację kryteriów oceny jakości tłumaczenia i automatyzację procesu sprawozdań redaktora dotyczących jakości sprawdzanego tłumaczenia.

4. Przechowywanie szczegółowych informacji o kliencie. Chodzi nie tylko o dane bankowe, ale też o wszystkie przekazane przez klienta materiały pomocnicze (glosariusze, pliki pamięci tłumaczeniowej, specjalne wskazówki klienta, udostępnione przez klienta wzory tłumaczeń itd.). Nie ma znaczenia, ile czasu upłynęło od wysłania takich materiałów. System przypomni o nich kierownikowi projektu, ten z kolei sprawdzi ich aktualność oraz to, czy korzystają z nich wszyscy członkowie zespołu projektowego.

5. Przechowywanie szczegółowych informacji o wszystkich tłumaczach i redaktorach (etatowych i nieetatowych), kombinacjach językowych i dziedzinach, w których pracują, wykorzystywanym oprogramowaniu, istniejącym i planowanym obciążeniu projektami, planowanych urlopach. Kierownik projektu nie będzie włączał do zespołu specjalisty, którego kwalifikacje w przypadku choćby jednego z kryteriów (specjalizacja tematyczna, oprogramowanie, kombinacja języków) nie odpowiada parametrom projektu.

6. Automatyzacja jednorodnych operacji (sporządzania kalkulacji, umów, formularzy zleceń, rachunków, protokołów wykonanej pracy) pozwala kierownikom projektów tłumaczeniowych skoncentrować uwagę na tym, co naprawdę ważne – maksymalnie szybkim świadczeniu usług lingwistycznych wysokiej jakości.