+7 (831) 262-10-70

+7 (831) 280-82-09

+7 (831) 280-82-93

+7 (495) 545-46-62

НИЖНИЙ НОВГОРОД, УЛ. Б. ПОКРОВСКАЯ, 42Б

ПН–ПТ 09:00–18:00

Как правильно составить письмо за границу?

Как правильно составить письмо за границу?

Оформление писем в англоязычных странах существенно отличается от их написания в России. В современном международном документообороте принято писать письма на английском языке независимо от языка, употребляемого в отдельной стране. В этой связи наблюдается тенденция унификации правил написания деловых писем по американскому образцу. Несмотря на то, что в настоящий момент электронная почта постепенно вытесняет традиционный эпистолярный жанр, «бумажные письма» все еще широко применяются, и знать правила их написания должен каждый переводчик.

Бумага и цвет шрифта

Наиболее подходящие цвета для бумаги – белый, серы, кремовый и бледно-голубой. Цвет шрифта рекомендуется делать синим, черным или черно-синим. Даже если письмо набрано на компьютере и распечатано, его необходимо подписывать от руки. Письма друзьям и хорошим знакомым рекомендуется писать от руки, что является знаком доверительного общения.

Конверт

Конверт должен быть того же цвета, что и бумага для письма. Для личной переписки, как правило, используются обычные прямоугольные конверты, однако для делового письма лучше выбрать продолговатый конверт.

Адрес получателя пишется в центре лицевой стороны конверта в таком порядке:
- титул, звание и имя адресата;
- полное или сокращенное наименование фирмы или учреждения;
- номер дома и название улицы;
- название города;
- названия графства (Англия) или штата (США);
- почтовый код и название страны.

В Великобритании принято писать адрес «лесенкой», отделяя каждую строку запятой. В США адрес пишется столбиком без запятых. Название страны адресата необходимо подчеркнуть. Обратный адрес пишется на обратной стороне конверта, либо в верхнем углу на лицевой стороне. Адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя внизу и справа под ним. Почтовая марка наклеивается в правом верхнем углу конверта. При деловой переписке с зарубежными партнерами имеет смысл вложить в письмо пустой конверт с обратным адресом, написанным в последовательности, принятой в России, но английскими буквами. Опыт показывает, что в таком случае ответ поступит значительно быстрее.

Дополнительная информация на конверте

1. ВНИМАНИЕ (Attention Line): строка, отражающая основное содержание письма, может быть также написана на лицевой стороне конверта двумя строками ниже адреса и должна быть подчеркнута.
2. Перед адресом отправителя или с правой стороны от него при необходимости пишется следующая надпись: If not delivered, please return to …
3. Надпись «с/о» (care of – для передачи) используется, если вы посылаете письмо корреспонденту, работающему в крупной организации и его точный адрес неизвестен.
4. Пометки для почты: Registered (заказное), Air Mall (авиа), Express Delivery (Со срочной доставкой), Poste Restante (до востребования) печатаются на две-три строки выше адреса получателя и немного влево от него.

Структура письма

Структура деловых и личных писем может быть условно разделена на семь составных частей, включающих заголовок, дату, имя и адрес получателя, приветствие, основную часть письма, заключительную строку, подпись и имя отправителя. Ссылка (Our reference, Your ref.) обычно печатается после даты и может быть переведена следующим образом: Наша ссылка, Ваша ссылка. Расположение указанных частей на листе должно иметь следующий вид:

имя и адрес отправителя

имя и адрес получателя
приветствие

основная часть письма

заключительная строка 
подпись и имя отправителя

Бланки

Фирменные бланки организации, отпечатанные типографским способом и используемые для составления корреспонденции должны содержать адрес учреждения, номера телефонов, электронный адрес и другую информацию, характеризующую отправителя.

Дата

Дата пишется в правом верхнем углу двумя строками ниже адреса с той же позиции, что и адрес. Перед годом ставится запятая. Название месяца может быть сокращено: January – Jan., February – F. (Feb.), March – M. (Mar.), April – Apr., August – Ag (Aug.), September – Sept., October – Oct., November – Nov., December – D. (Dec.). Допускаются следующие варианты написания даты: 22nd February, 2005; 22 February 2005; February 22nd, 2005; February 22, 2005 (USA); 2/22/2005 (USA); 1.3.05; 1-III-05.

Адрес

Адрес должен включать имя и полный адрес получателя. Адрес печатается на полях с левой стороны листа двумя строками ниже даты. Адрес получателя всегда оформляется в том же виде, что и адрес отправителя. В неофициальном письме адрес может быть расположен в конце письма под подписью с левой стороны листа. Имя получателя обычно пишется в следующем порядке: имя, отчество, фамилия, титул, звание. Если название организации включает имена собственные, то перед ним нужно поставить Messrs (например, Messrs. A. Robinson & Sons). Наиболее типичные английские обращения: Mr. – перед обращением к мужчине; Mrs. – перед обращением к замужней женщине; Miss – перед именем незамужней женщины; Ms. (или Madam) – перед именем женщины семейное положение которой неизвестно. Название должности всегда следует после имени (например, Mr. Henry Norton, President), а звание может ему предшествовать (например, Ph. D. Henry Norton). При обращении к замужней женщине используются инициалы ее мужа, а не ее собственные. Если инициалы мужа неизвестны, то просто указывается фамилия без инициалов (например, Mrs. Smith, Mrs. J. Smith при обращении к жене Mr. John Smith). При обращении к вдове указывается ее собственное имя или инициалы (например, Mrs. M. Smith).

Приветствие

Приветствие располагается на две строки ниже адреса и начинается от кромки левого поля. В Великобритании после слов приветствия ставится запятая, а в США – двоеточие. Наиболее распространенные образцы приветствий: Dear Sirs; Gentlemen; Dear Sir; Dear Madam; Dear Mr. Smith; Dear John. Слово “my” перед обращением придает ему неформальный характер и подходит для личной переписки. Подпись в конце письма обязательно должна совпадать по степени официальности с приветствием.

Если письмо адресовано организации и вы не знаете имени человека, то можно указать его должность в строке Attention Line (например, Attention: Export Manager).

Двумя строками ниже приветствия слева или посередине листа указывается тема, перед которой ставятся слова “Subject:”, “Re:” или “Fw:”.

Основная часть

Основная часть письма располагается двумя строками ниже приветствия или Subject Line (если таковая имеется). Каждый абзац рекомендуется писать с отступом в 3-6 символов. Как правило, используется 1,5 интервал. В основной части можно выделить три подгруппы: вводную, целевую и заключительную.

В начале письма принято ссылаться на недавно полученное письмо или иную причину, которая побудила к написанию этого письма. Далее приводятся примеры некоторых наиболее распространенных в этом случае фраз:
- We are writing to enquire about …
- Thank you for your letter of …
- I’m sorry it has taken me so long to reply to your last letter but …
- Many thanks to your letter …
- Just a few lines to let you know…

В завершение основной части письма принято выражать надежду на продолжение переписки и сотрудничества. Вот примеры некоторых фраз, которые могут использоваться для этой цели:
- I look forward to hearing from you soon.
- Give my best wishes to…
- I look forward to receiving your reply/order/products/etc.
- I hope that this information will help you.
- Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
- I will look forward to meeting you myself when I come in March.
- We look forward to your response.

В деловой переписке, если письмо состоит из нескольких страниц, используется только одна сторона листа. В правом верхнем углу листа ставятся слова Continuation sheet No. … В конце электронного письма можно поставить фразу Please consider the environment before printing this e-mail.

Заключительная строка

Заключительная строка помещается посередине листа двумя строками ниже основной части. Первое слово этой строки пишется с заглавной буквы, в конце ставится запятая и ваше имя и подпись. Вот наиболее распространенные примеры заключительной строки в деловых письмах:
- Yours very truly, …
- Yours truly, …
- Sincerely yours, …
- Yours very sincerely, …
- Yours respectfully, …
- Faithfully yours, …
- Cordially yours, …

Подпись

Подпись, как правило, пишется от руки под заключительной строкой. В деловой переписке подпись пишется полностью и должна состоять из названия организации, инициалов и фамилии, должности (именно в таком порядке). Запятые в подписи не ставятся. Если письмо подписывается от имени организации, то перед ее названием ставится “for” или “on behalf of”, а если вместо другого лица, то “per pro” (по доверенности). В конце письма допускается строка P.S. (поскриптум).

Вложения

В письме обязательно указывается перечень вложений, перед которым стоит надпись “Encl” (enclosure – вложения). Если копии письма направляются другим лицам, то их фамилии указываются после пометки “CC” (circular correspondence). Пометки “Encl” и “CC” ставятся в левом нижнем углу двумя строками ниже подписи. Инициалы автора письма или исполнителя указываются на одной строке с подписью или слева от даты.

В статье использованы материалы из работы В.А. Калмыкова «Письмо за границу» (Письмо за границу: Учебно-справочные материалы для студентов V курса факультета английского языка/В.А. Калмыков. – Н. Новгород: НГЛУ им. Н. А. Добролюбова, 1998. 59 с.)