Moderní překlad je složitý, vícestupňový komplexní proces, který vyžaduje posouzení velkého množství faktorů. Řízení podobného procesu bez použití nástrojů pro automatizaci je téměř nemožné, navíc je zde vysoké riziko vzniku chyb, způsobených lidským faktorem. Překladatelská agentura Alba používá systém automatizace překladatelských projektů z vlastního vývoje. Díky tomuto řešení jsme byli schopni vytvořit softwarový produkt, který v maximální míře odpovídá potřebám právě naší společnosti a umožňuje řešit následující úlohy:

1. Ukládání veškerých údajů o realizovaných projektech nám umožňuje rychle vyhledávat potřebné informace o jakékoliv objednávce, prováděné pro kteréhokoli z našich klientů.
Díky tomu můžeme zajistit kontinuitu práce dokonce i v situacích nucené změny manažera překladatelského projektu (například v případě nemoci nebo dovolené).

2. Uchovávání informací o všech fázích realizace určitého projektu, o zaměstnancích zapojených do projektu a pracovních nákladech poskytuje manažerům překladatelských projektů a šéfredaktorovi možnost řídit a kontrolovat celý proces realizace projektu.

3. Za účelem evidence pracovních nákladů, vynaložených korektory a překladateli, se ve společnosti používá další softwarový produkt z vlastní výroby – time tracker Editor’s Little Helper. Utilita byla implementována na začátku roku 2016 a umožnila nám vyřešit problém objektivního hodnocení práce korektora při korekturách textu, formalizace kritérií hodnocení kvality překladu a automatizace reportů korektora o kvalitě kontrolovaného překladu.

4. Ukládání podrobných informací o zákazníkovi. Nejde pouze o platební údaje, ale rovněž o veškeré pomocné materiály, které poskytl zákazník (glosář, soubory překladové paměti, specifické požadavky zákazníka, poskytnuté zákazníkem vzorky překladu, atd.). Nezáleží na tom, kolik času uplynulo po odeslání těchto materiálů. Systém na ně upozorní manažera projektu, ten se přesvědčí o aktuálnosti dat a zkontroluje, aby je používali všichni členi projektového týmu.

5. Ukládání podrobných informací o zaměstnancích, externích překladatelích, tlumočnících a korektorech, jazykových kombinacích a tématech, s nimiž pracují, o používaném software, aktuálním a plánovaném pracovním zatížení, blížících se dovolených. Projektový manažer jednoduše nebude moci přidat do týmu specialistu, jehož kvalifikace alespoň jedním kritériem (oborová specializace, software, jazyková kombinace) neodpovídá parametrům projektu.

6. Automatizace běžných úkonů (příprava kalkulace, smluv, objednávkových formulářů, faktur, potvrzení o provedení práce) umožňuje manažerům překladatelských projektů zaměřit svou pozornost na to, co je opravdu důležité – poskytovat našemu zákazníkovi maximálně kvalitní a rychlé jazykové služby.