В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года для придания документу (доверенности, свидетельству о браке, диплому об образовании и т. д.) юридической силы за пределами территории выдавшего документ государства требуется проставление штампа «апостиль» (такую процедуру также называют «упрощенной легализацией» или «апостилированием»). Проставлением апостиля занимаются уполномоченные органы власти выдавшего документ государства. Проставить апостиль в посольстве или консульстве выдавшей документ страны в государстве назначения в большинстве случаев невозможно. В тех же юрисдикциях, где такая возможность есть, консульские органы выступают в качестве посредника между заявителем и уполномоченным органом власти, пересылая запрос и возвращая ответ.

Латвия является участницей Гаагской конвенции 1961 года с 30 января 1996 года. Информация об органах власти, уполномоченных проставлять апостиль в Латвии, содержится на официальном сайте Гаагской конвенции (https://www.hcch.net/en/states/authorities/details3/?aid=329). Однако информация там часто публикуется с задержкой и не является актуальной. По этой причине при проставлении апостиля в иностранной юрисдикции лучше обращаться к надежным и проверенным консультантам, проживающим в интересующей стране. Несмотря на то что истребование дубликатов документов, проставление апостиля и консульская легализация не являются основными видами деятельности практикующих переводчиков, многие из них регулярно оказывают подобные услуги своим клиентам.

В Латвии присяжные нотариусы (zvērināti notāri) выполняют ключевую роль в процессе легализации документов: с 1 июля 2019 года функции Министерства иностранных дел по проставлению апостиля полностью переданы им. Фактически нотариус выполняет функцию государственного органа по апостилированию. Он проверяет образец подписи и печати должностного лица, выдавшего документ, по государственному электронному регистру образцов. Заявитель предъявляет паспорт/ID-карту и оригинал документа. Доверенность от владельца документа для получения апостиля в Латвии не требуется. В большинстве случаев проверка подписи происходит в день обращения, но нотариус вправе сделать официальный запрос в орган выдачи документа, что увеличит срок процедуры.

Апостиль ставится непосредственно на оригинал, если документ имеет статус публично-правового (официального акта), то есть выдан государственным или муниципальным учреждением Латвии. В эту категорию входят:

• Документы органов ЗАГС (нового образца): свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти.
• Справки о судимости/отсутствии судимости.
• Официальные выписки из государственных регистров (например, Регистра предприятий или Земельной книги).
• Нотариальные акты: доверенности, согласия, завещания, оформленные латвийским нотариусом.
• Оригиналы дипломов и аттестатов об образовании.

Документы, выданные в советский период (ЗАГС ЛССР), нельзя апостилировать в оригинале. Для них необходимо сначала истребовать дубликат нового образца в Минюсте Латвии.

Апостиль ставится на нотариальную копию в двух случаях:

• Документ является частноправовым или коммерческим: Внутренние документы компаний (уставы, протоколы, приказы, договора, решения третейских судов) не имеют прямой подписи государственного служащего. Нотариус сначала заверяет верность копии такого документа (или подпись директора), а затем ставит апостиль на это заверение.
• Оригинал нельзя портить или пересылать: Паспорта, ID-карты, водительские удостоверения, трудовые книжки. Проставлять штампы на них запрещено, поэтому апостилируется только их нотариально заверенная копия.

Бюро переводов «Альба» располагает широкой сетью практикующих переводчиков в разных странах мира. В отличие от большинства юридических и консалтинговых компаний, наше сотрудничество с переводчиками в других странах носит регулярный характер. Мы постоянно обращаемся к их услугам по устному или письменному переводу на родной язык. С каждым исполнителем подписано соглашение о конфиденциальности и договор оказания услуг. Благодаря этому мы можем предлагать нашим клиентам услуги по истребованию документов (выписок из торгового реестра, выписок из реестра недвижимости и т. д.), проверке контрагентов, содействию в совершении нотариальных действий (в том числе оформления доверенности), консульской легализации и проставлению апостиля.